Passa lá no escritório: dicas para uma rotina mais produtiva !!

Olá queridos !! Uma dos motivos que me motivou a manter um blog, além de divulgar um pouco do meu trabalho como arquiteta, foi a necessidade de reciclagem constante e o vício por pesquisas de repertório e metodologias de trabalho e processos. Já faz um tempo que venho pensando em criar uma coluna para os seguidores colegas de profissão. Acho super válido a troca de experiências além de dar um help para os recém formados. Assim surgiu o "Passa lá no escritório", um espaço com gosto de bate-papo !! Espero que gostem.

Numa das pesquisas diárias pela internet, livros, revistas e viagens, encontrei um artigo muito fera falando sobre as "21 dicas para maximizar a produtividade e minimizar o esforço dos arquitetos". Vários são os desafios e distrações diárias enfrentados pelos arquitetos. Dentre elas estão lidar com os clientes, colaboradores e prestadores; manter-se atualizado sobre repertórios e evolução tecnologica que nos obriga a estar por dentro de todos os novos softwares lançados; elaboração de documentos e planejamento e além de tudo isso, se sobrar um tempinho, projetar criativamente.

A questão é: Será que estamos no caminho certo ?? Como andam nossos processos ?? Dá para melhorar ?? Como podemos maximizar a nossa eficiência ?? Como podemos gerenciar o crescente fluxo de informações?? Como podemos projetar melhor e mais rápido ?? Fiquem de olho nas dicas originalmente publicadas por ArchSmarter e comentem os resultados por aqui !!

Planeje seu trabalho

1. Entenda a diferença entre "eficaz" e "eficiente". Eficaz é fazer as coisas certas. Eficiente é fazer as coisas da maneira correta. Ambos são importantes, mas você precisa estar fazendo as coisas certas antes de poder fazê-las da maneira correta. Combine os dois e você vai realmente trabalhar de forma mais ágil.

2. Lembre-se do princípio 80/20. Oitenta por cento dos seus resultados vêm de apenas vinte por cento do seu esforço. Foco em resultados, não no trabalho. Mais horas nem sempre é igual a mais resultados.

3. Descreva o seu processo. Sim, cada projeto é único, mas as tarefas e metas em cada projeto são bastante semelhantes. Delinear o processo ajuda a ver onde eliminar etapas ou tornar o processo mais eficiente. Mapas Mentais são uma ótima ferramenta para este exercício.

4. Use checklists. A maioria dos softwares de gerenciamento de projetos permite que você crie listas e listas de afazeres. Uma vez que você esboçou o seu processo, você pode criar listas de verificação para cada etapa do projeto. Quais são suas entregas padrão? Quais os problemas que você costuma ter que resolver? O que muitas vezes fica perdido? Dê uma olhada no livro de Atul Gawande, The Checklist Manifesto, para obter conselhos práticos sobre como criar e gerenciar listas de verificação.

Foque em seu tempo

5. Tempo é um recurso que não pode ser criado ou armazenado. É nosso bem mais precioso. Use-o de forma eficaz - isso é tudo que você pode fazer.

6. Dê preferência para as coisas que realmente importam.

7. Tente trabalhar menos horas, não mais. Isso força você a se concentrar nas tarefas mais importantes. Além disso, pesquisas mostram que trabalhar mais de 40 horas é totalmente improdutivo.

8. Mantenha um registro do tempo. Grave como você gasta seu tempo durante o decorrer de uma semana típica. Este registro deve ser mais detalhado do que um quadro de horários. Grave tudo que você faz ao longo de um dia de trabalho. Escrever um e-mail a um cliente, navegar na Internet - registre-o. Faça isso por uma semana inteira e você terá uma boa imagem de onde vai o seu tempo.

9. Comece pelo pior. Mark Twain disse que se você comer um sapo vivo como primeira coisa na manhã, em seguida, nada de pior vai acontecer com você o dia todo. Combata a coisa que você realmente não quer fazer na primeira parte da manhã, quando você ainda está fresco e então você pode passar para as tarefas que realmente gosta.

10. Tarefas relacionadas. Se você está trabalhando em vários projetos, tente trabalhar em tarefas semelhantes em vez de saltar de projeto para projeto. Isto vai poupar tempo e energia, uma vez focado em uma única tarefa.

11. Cultive o seu estado de espírito tranquilo. Como arquitetos e designers, o trabalho de alto valor que oferecemos requer bastante tempo. Precisamos ficar imersos em um problema para compreendê-lo. É desta forma que fazemos o nosso melhor trabalho criativo.

Gerencie suas informações

12. Minimize reuniões. Antes de agendar uma reunião, pergunte a si mesmo: "Por que estamos tendo essa reunião? É necessário? Qual é o objetivo?". Mais reuniões significa menos trabalho sendo feito. Use uma agenda para indicar a finalidade e resultado desejado da reunião. Mantenha os participantes reunidos o mínimo possível e defina um limite de tempo fixo. Se você precisa se reunir regularmente com sua equipe de projeto, considere uma reunião stand-up.

13. Use filtros de mensagens em seu programa de e-mail para encaminhar os recebidos para pastas apropriadas. Eu uso o Thunderbird para o meu e-mail. Criei um filtro que confere as mensagens recebidas com a palavra "unsubscribe" (anular inscrição). Se um e-mail tem essas palavras, é provável que seja de lista de newsletter. Não é um e-mail urgente de um cliente ou colega. O Thunderbird move essas mensagens para uma pasta "Read Later". Isso mantém minha caixa de entrada bastante manejável. Se você trabalha em muitos projetos, você pode criar filtros que usam endereços de e-mail.

14. Não verifique seu e-mail. Processe-o.

15. Desative as notificações de e-mail no seu computador e telefone. É apenas um convite para distração. Como se nós realmente precisássemos de mais distração ainda...

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